Регистрация участников мероприятия самостоятельно
Регистрация это первое, с чем сталкивается гость, и единственное место, где вы точно узнаете, сколько человек дошло. Здесь же чаще всего образуется очередь, которую потом вспоминают дольше, чем программу.
Разберём, как провести регистрацию своими силами.
Пять шагов
Решите, что вам нужно от данных
Список для охраны, база для рассылки после мероприятия или разделение потоков по залам. От ответа зависит, какие поля спрашивать: лишние поля снижают число заполнивших форму.
Соберите анкету
Имя, компания, контакт и то, что действительно нужно. Каждое дополнительное поле стоит вам части регистраций, поэтому спрашивать «на всякий случай» дорого.
Подготовьте бейджи
Имя крупно, компания мельче. Спикерам и организаторам печатают заранее, остальным лучше печатать на площадке: списки меняются до последнего дня.
Организуйте стойку
Одна точка регистрации обслуживает примерно сто человек в час. Если гостей больше, нужны параллельные стойки, иначе очередь дойдёт до улицы.
Поставьте человека на вопросы
Отдельный сотрудник, не занятый выдачей бейджей, отвечает где гардероб, где зал и что делать тем, кто не регистрировался. Иначе очередь встаёт на каждом вопросе.
Сколько стоек нужно
Это единственный расчёт, который стоит сделать заранее, потому что исправить его в день мероприятия нельзя.
Что обычно забывают
Проверьте до начала
- Запас бейджей и расходников: часть гостей придёт без регистрации.
- Электричество и удлинители на стойке, розетка редко оказывается там, где нужно.
- Резервный ноутбук или телефон со списком на случай отказа техники.
- Список на бумаге: если интернет на площадке пропал, регистрация не должна вставать.
- Отдельная стойка для спикеров и прессы, они не должны стоять в общей очереди.
Когда проще отдать на сторону
Своими силами регистрация делается спокойно примерно до двухсот гостей. Дальше начинают решать мелочи: скорость печати, разделение потоков, замена сломавшегося принтера в середине заезда, персонал, который умеет держать очередь.
Мы берём регистрацию на себя целиком: стойки, оборудование, печать бейджей и людей, которые с этим работают каждую неделю. Оставьте заявку на расчёт сметы, посчитаем под ваше число гостей.
